Gestione di archivi e magazzini

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Archivo e magazzino

Gli archivi e i magazzini hano la funzione di conservare determinati “valori” dell’azienda funzionali allo svolgimento dell’attività. Si differenziano in quanto la conservazione di tali valori avviene semplicemente in maniera diversa essendo differente la consistenza di questi: i primi infatti custodiscono una serie di dati in forma cartacea o elettronica (oggigiorno infatti avanzano sempre di più le nuove forme di archiviazione digitale), i secondi raccolgono tutte le merci di riserva derivanti dallo svolgimento dell’attività. Entrambe le risorse pertanto vanno gestite rispondendo ad esigenze di praticità, efficienza ed economicità. La loro gestione, dunque, dev’essere affidata a personale competente che abbia maturato una determinata esperienza sul campo. Società Padovana si occupa della gestione di archivi e magazzini da anni migliorando costantemente le tecniche di gestione in suo possesso.

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L’archivio di una qualsiasi attività corrisponde al luogo dove vengono conservati i documenti risultanti dallo svolgimento della stessa e dall’assolvimento di determinate funzioni giuridiche, amministrative e pratiche. Tutti questi documenti hanno un senso se sono raggruppati e raccolti in un unico grande “contenitore” che si identifica appunto con l’archivio. Questo, per essere gestito nel miglior modo possibile, ovvero consentire la praticità di reperimento dei documenti, richiede una determinata logica di organizzazione.

L’attività principale che sottende ad un’ottima gestione di un archivio è l’elaborazione di un sistema di classificazione. Questo consente di classificare ciascun documento, determinandone la distribuzione, la conservazione e l’ordine negli spazi fisici dell’archivio. I documenti relativi ad un medesimo aspetto infatti si possono riunire in fascicoli. Tali fascicoli a loro volta vengono organizzati secondo i criteri che meglio si adattano alle esigenze aziendali. Gli addetti alla gestione degli archivi, che la Società Padovana invia ad effettuare un sopralluogo gratuito per valutare lo stato delle cose ed elaborare un piano di gestione, si attengono scrupolosamente alle esigenze del cliente.

È evidente, dunque, come la gestione strategica dell’archivio sia fondamentale allo svolgimento di un’attività in maniera efficiente. La necessità da cui non si può prescindere, in particolare, è quella di consentire il reperimento di un documento nella maniera più pratica possibile. Ad esempio, potendo facilmente riconoscere i diversi settori delle pratiche aperte e di quelle chiuse. Un altro motivo per cui avere un archivio ben organizzato costituisce un vantaggio è la riduzione della possibilità di imbattersi nella perdita di documenti. Questo accade facilmente, soprattutto quando l’archivio è cartaceo.

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L’archivio digitale

L’avanzamento tecnologico travolge sempre di più ogni aspetto della vita lavorativa tant’è vero che raggiunto anche l’organizzazione degli archivi. È sempre più frequente dunque la richiesta di avere un archivio digitale sebbene la quantità di carta venga ridotta solo in parte.

Le tecniche di gestione degli archivi in possesso della Società Padovana, infatti, non si fermano al sistema dell’archivio cartaceo. Il metodo informatico di gestione segue le stesse regole funzionali dell’organizzazione dell’archivio cartaceo, sebbene si basi su protocolli, fascicoli ed indici utili alla registrazione e memorizzazione dei documenti.

In entrambe le modalità di gestione dell’archivio il personale della Società Padovana srl garantisce il rispetto della privacy del materiale sensibile trattato nonché il suo trattamento in sicurezza.

La gestione del magazzino

Il magazzino è il luogo dove vengono gestite le scorte di merci acquistate ovvero dove queste vengono movimentate dal momento in cui si ricevono fino a quando devono essere distribuite internamente od esternamente alla’azienda. Di tale gestione, di solito, è responsabile un soggetto che si occupa di svolgere tutte queste attività sopra elencate.

La Società Padovana mette a disposizione il proprio personale per garantire una gestione elastica, economica e dinamica del magazzino. L’efficacia del ruolo rivestito in tali operazioni è molto legato alle capacità figura che lo riveste nonché strettamente connesso con l’attività di chi si occupa degli approvvigionamenti. Semplicemente, questa seconda figura si occupa dei fornitori, delle gestione degli ordini, della verifica degli acquisti e dei pagamenti, il responsabile di magazzino invece si occupa della movimentazione fisica di quanto ricevuto.

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La Gestione di archivi e magazzini

L’intreccio di tutte queste operazioni dev’essere monitorato e studiato in modo strategico. Di ciò si occupa lo staff della Società Padovana che si preoccupa di garantire:

  • che il magazzino sia dinamico e dunque mai eccessivamente pieno.  Non deve infatti tramutarsi da risorsa a peso economico insostenibile;
  • una corretta gestione degli spazi, con l’elaborazione di criteri di disposizione delle merci, anche in relazione alle unità di movimentazione della merce;
  • velocità nello svolgimento delle operazioni: sia di quelle di movimentazione delle merci e dei macchinari sia del flusso delle scorte giacenti all’interno del magazzino;
  • la gestione informatica delle informazioni necessarie ai vari operatori tramite dispositivi elettronici comunicanti. L’informatizzazione consente la riduzione dei tempi e degli errori di comunicazione.

Società Padovana srl si impegna ad effettuare un sopralluogo gratuito per inquadrare l’attività svolta dal cliente ed elaborare il più idoneo piano di gestione del magazzino e dell’archivio.

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La Gestione di archivi e magazzini

L’intreccio di tutte queste operazioni dev’essere monitorato e studiato in modo strategico. Di ciò si occupa lo staff della Società Padovana che si preoccupa di garantire:

  • che il magazzino sia dinamico e dunque mai eccessivamente pieno.  Non deve infatti tramutarsi da risorsa a peso economico insostenibile;
  • una corretta gestione degli spazi, con l’elaborazione di criteri di disposizione delle merci, anche in relazione alle unità di movimentazione della merce;
  • velocità nello svolgimento delle operazioni: sia di quelle di movimentazione delle merci e dei macchinari sia del flusso delle scorte giacenti all’interno del magazzino;
  • la gestione informatica delle informazioni necessarie ai vari operatori tramite dispositivi elettronici comunicanti. L’informatizzazione consente la riduzione dei tempi e degli errori di comunicazione.

Società Padovana srl si impegna ad effettuare un sopralluogo gratuito per inquadrare l’attività svolta dal cliente ed elaborare il più idoneo piano di gestione del magazzino e dell’archivio.

RECAPITI

Email: info@societapadovana.it

Tel: 049 8703792

Cell 335 822 5285

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Sede operativa e magazzino:
Via Francesco Baracca 52,
30030 Vigonovo (VE)

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